Trello outil de gestion de projet

Trello, notre outil de gestion de projet préféré

Au sein du Collectif Huge, nous aimons impliquer notre client dans le projet et faire de lui un véritable collaborateur. Or, mener un projet de communication à son terme et dans les temps demande beaucoup d’organisation. Heureusement, nous avons quelques outils de gestion de projet, simples et ludiques, qui nous facilitent la vie !

Pinterest :
Véritable source d’inspiration

 

Pinterest est un réseau social qui propose une quantité infinie d’idées sous forme de « mur d’images ». Quand l’une d’entre elles vous plait, vous pouvez l’épingler (la sauvegarder) sur l’un de vos tableaux. Ainsi, vos coups de coeur sont classés et catégorisés, un peu comme sur un catalogue. Le travail de veille et d’inspiration est essentiel dans notre quotidien d’agence de communication. Nous consultons de nombreux sites de ressources graphiques comme Behance, Dribbble mais aussi Pinterest, pour aller à la pêche aux idées.
Ce dernier est l’outil que nous préconisons à nos clients afin qu’ils matérialisent leurs idées dans un tableau privé. Notre client nous indique ce qui lui plait via cette application et nous l’aidons à positionner et à cadrer son concept. Finalement, c’est une veille des tendances qui sert avant tout à s’inspirer et à mieux cerner les envies de notre client.

 

Pinterest Huge Communication

Notre Pinterest

Trello :
Ou comment mieux travailler ensemble

 

Trello, c’est magique. À la fois plateforme de collaboration et outil organisationnel, Trello permet de gérer un projet, ensemble, de A à Z.

Gratuit et sécurisé, il s’adapte à tous les types de projets, personnels ou professionnels, des plus petits aux plus grands. Vous pouvez aussi bien l’utiliser pour travailler avec un collaborateur à l’autre bout du monde sur un dossier qui va durer plusieurs années que pour faire votre liste de courses. Avec ses nombreuses fonctionnalités on peut s’y perdre un peu au début mais finalement chacun peut se l’approprier comme il le souhaite : on l’appelle le couteau suisse de l’organisation.

 

Grâce à son ergonomie maligne, cette application de gestion de projets en ligne est aussi intuitive et simple d’utilisation qu’un agenda papier. Même s’il ne remplace pas le contact humain, Trello est parfait pour réaliser des projets à distance, le tout dans une relation de confiance. En plus, il est disponible partout : sur Mac, Pc, tablettes et smartphones !

Le saviez-vous ?

Cet outil en ligne a été inspiré par le principe des « kanbans » japonais. Les « kanbans » sont des tableaux muraux sur lesquels on déplace des fiches cartonnées d’une colonne à l’autre. Bonne idée, puisqu’on le sait, les japonais sont doués pour l’organisation !

 

Le principe

 

Il s’agit de diviser le projet en un certain nombre de tâches et de les déléguer aux différents participants. Pour chaque tâche, il y a une liste qui résume les actions nécessaires à la réalisation de celle-ci. Ensuite, le projet se réalise tranquillement sous nos yeux. Plus besoin de réfléchir, tout est noté ! On oublie rien, on est moins stressé et on gagne en efficacité.

 

 

L’invitation

Pour ajouter quelqu’un sur un projet, il suffit d’entrer son adresse mail. Il recevra alors un e-mail d’invitation avec un lien sur lequel il va cliquer.

Les tableaux (boards)

Chaque projet est représenté par un tableau. C’est l’espace sur lequel se trouveront les tâches à réaliser et les éléments du projet.

Les listes

Chaque projet va être divisé en différentes parties qui se présenteront sous forme de listes. Par exemple, pour un projet de création de site internet, on peut prévoir une liste pour chaque page du site (ex : accueil, l’équipe, l’offre, le blog, etc.), une pour les prises de rendez-vous ou encore pour partager des informations sur le back office.

Les cartes

Sur chaque liste, on va retrouver les tâches à réaliser et les éléments du projet sous forme de cartes. Par exemple, dans le cadre d’un projet de création de site internet on va retrouver les cartes suivantes : tutoriel, thème, arborescence, intégration, maquette, contenu éditorial, photos etc..

Pinterest Huge Communication

Une fois que la carte est créée, on peut accéder aux fonctionnalités suivantes : Ajouter une description, écrire des commentaires, créer des étiquettes (ex : « en cours de rédaction », « en attente de validation », « validé »), ajouter une liste de tâches (très pratique pour diviser une tâche en petits morceaux et pour voir son état d’avancement), ajouter une date d’échéance, attacher des pièces jointes (des visuels, des textes, etc.) ou s’abonner à la carte, ce qui permet de recevoir des notifications par mail en cas de modification.

Tous les membres invités peuvent consulter les cartes en même temps !

 

Le menu

Il est activable sur la droite et permet de consulter l’historique de l’activité du tableau ainsi que la liste des membres. Grâce au menu on peut aussi, faire une recherche pour trouver une carte spécifique, s’abonner au tableau et recevoir toutes les modifications par mail, partager ou imprimer.

Bref il est un élément central qui vous permettra de savoir précisément qui a fait quoi sur le tableau projet. La moindre modification ou ajout d’élément seront archivés.

Quelques options supplémentaires permettent d’aller plus loin et de compléter l’offre de Trello. Certaines sont gratuites, d’autres vous demanderont de passer en version premium.

Le système de votes : Il s’agit de faire voter tous les membres d’un tableau pour ou contre une idée ou une création. Cela permet d’avoir une vision d’ensemble de l’avis des collaborateurs travaillant sur le projet.

Le calendrier : Il se base sur le même modèle que le calendrier Google Agenda. C’est un outil très pratique pour s’organiser et avoir une vision globale du travail de la semaine. Chez Huge communication nous l’utilisons souvent dans le cadre de projets social media (planification de posts, partage de documents …).

Bon plan : Pour chaque personne qui rejoindra et s’inscrira à Trello grâce à votre recommandation vous gagnerez un mois de version premium (dans la limite de 12 personnes).

 

 

 

Vous pouvez être informé de plusieurs manières des notifications de changement sur un tableau, une liste ou une carte. Pour les petites notifications, un point s’affiche sur le tableau, à côté du nom du projet. Pour les gros changements et les notifications qui vous concernent directement, la cloche en haut à droite devient rouge. Vous pouvez aussi être notifié par mail en cliquant sur « S’abonner ». Le système de notifications de Trello est très pratique et peu intrusif, puisque vous êtes prévenu visuellement du moindre changement.

 

Établir une relation de confiance avec le client

 

Parce que notre rôle se situe au-delà du simple prestataire, nous nouons une véritable relation avec nos clients. Nous sommes en collaboration. Une modification ? Une question ? Un fichier en attente de validation ? Nos collaborateurs reçoivent tout instantanément. Trello permet à nos clients d’être réellement impliqués dans le projet, de participer et de suivre son avancée. Ainsi, ils peuvent mieux s’approprier ce que nous imaginons pour eux.

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